La situación actual de emergencia sanitaria que vivimos en todo el mundo no tiene precedentes, los gobiernos se vieron rebasados frente a una enfermedad de la que se conoce muy poco, y en la gran mayoría, tuvieron que adoptar medidas de distanciamiento social que obliga a las empresas a cesar operaciones presenciales y, en la medida de sus posibilidades, trabajar de manera remota.

Las consecuencias económicas son una discusión aparte, en los próximos meses nos encontraremos frente a una recesión sin precedentes y un futuro incierto si no tomamos medidas drásticas a nivel público y privado. A raíz de esto, nos encontramos con la mayor oportunidad de innovación y disrupción que tendrán las organizaciones, donde tendrán claridad y tiempo para identificar sus falencias y áreas de oportunidad, como Josh Silverman, ex-CEO de Skype, dijo: «Nunca hay que desperdiciar una buena crisis».

En el sector de la construcción, el costo del diseño de ingeniería no es un porcentaje considerable del costo total, pero es el que mayor valor agregado puede otorgar, ya que en esta etapa es donde se optimiza materiales, equipos y recursos humanos necesarios para la ejecución de la obra, lo que otorga mayores márgenes de ganancia para el constructor y un entregable eficiente y de calidad para el cliente. También, en el flujo de un EPC, la ingeniería es la única fase que te permite continuar tu operación sin presencia física de los involucrados.

A continuación, detallaré los retos con los que IPE Bolivia se encontró durante esta cuarentena que, una vez superados, permitirán una ejecución más fluida y eficiente de los proyectos.

1. Comunicación

No hay texto alternativo para esta imagen

En todo proyecto de ingeniería, la comunicación es clave, tanto interna como con el cliente. Cuando el equipo trabaja de forma remota, es necesario mitigar la pérdida de la presencia física en un mismo espacio de trabajo con herramientas digitales que no creen más problemas que soluciones. ¿Cómo logro que mi equipo solucione sus dudas de forma rápida y oportuna? ¿Estoy atendiendo las consultas de mi cliente de manera óptima?

2. Asignación de tareas

El equipo del proyecto debe conocer la fecha límite de sus entregables, por lo que el gerente de proyecto debe coordinar con los especialistas cuánto tiempo tomará ejecutar estos mismos. Este punto es de vital importancia para conocer la eficiencia del equipo de proyecto y evitar posibles retrasos en los hitos del proyecto, por lo que también depende del compromiso del equipo para trabajar sin distracciones y cumplir con lo pronosticado.

3. Gestión de documentos

La primera opción que se nos viene a la mente es el uso de herramientas de almacenamiento en la nube, pero aquí es necesario identificar dos variables:

  • Tamaño de la información: Si el proyecto involucra archivos de información de gran tamaño, va ser necesario fortalecer el ancho de banda con el que cuenta cada integrante del equipo para evitar tiempo perdido cargando y descargando información.
  • Confidencialidad: Es importante cuidar qué información compartir para evitar futuros problemas con el cliente y problemas con las cláusulas de confidencialidad que normalmente se cuenta en este tipo de proyectos.

¿Mi herramienta de almacenamiento en la nube cubre las necesidades de estas dos variables para el proyecto que estoy ejecutando?

4. Reuniones

No hay texto alternativo para esta imagen

Tal vez, a simple vista, el reto más fácil de superar, pero no todo se soluciona agendando una reunión virtual y esperar que sea la misma dinámica de una reunión presencial. El gerente de proyecto debe cuidar que los integrantes de la reunión estén preparados para asistir y mantener la participación activa de todos. No debemos caer en «reunionitis» pensando que así podemos sustituir el trabajo presencial, estas deben tener la menor cantidad de personas y que aporten el mayor valor a la misma.

5. Revisión de documentos

En lo personal, lo considero el reto más difícil, debido a que no depende de una sola parte y varía acorde al tipo de proyecto. Es importante considerar las siguientes variables:

  • ¿A mi cliente le va a ser posible de revisar los documentos que le emita?
  • ¿Qué tipo de documentos va a revisar mi cliente?
  • ¿Cómo voy a recibir los comentarios de esta revisión?
No hay texto alternativo para esta imagen

No es lo mismo revisar un informe en formato Word que unos planos en formato DWG, el segundo con un claro obstáculo para levantar comentarios y que al recibirlos, el especialista sepa exactamente a qué corresponde. Aquí me permito añadir algo que, como ingenieros, no consideramos muchas veces: ¿La experiencia de revisar documentos de forma digital será igual o mejor que revisarlos de forma física?

6. Estructura tecnológica

En este reto, el indispensable para que el trabajo remoto pueda ser considerado, es necesario otorgar al equipo de proyecto la infraestructura tecnológica adecuada para ejecutar sus trabajos, entre los puntos a cumplir, tenemos:

  • Contar con estaciones de trabajo que permitan un rendimiento óptimo.
  • Tener conexión a internet con ancho de banda que permita conexiones remotas, videollamadas y compartir archivos a gran velocidad.
  • Administrar las licencias para acceder a software especializado en caso de requerirlo.

Además de todo esto, el usuario debe tener conocimientos básicos e intermedios para solucionar cualquier dificultad técnica que se le pueda presentar, y recurrir a la mesa de ayuda como último opción para la solución de problemas.

Conclusiones

Todos los retos antes mencionados corresponden a la parte operativa del proyecto de ingeniería, pero también hay que considerar aspectos administrativos y legales para seguir las mejores prácticas en la gestión de proyectos, que no siempre se podrán hacer de forma remota. Como ejemplos de estos aspectos tenemos: firmas de contrato, actas de reunión, generación de órdenes de cambio, facturación, entre otros.

Como comentaba en un principio, estos son retos que nuestra organización identificó en experiencia pasadas y durante este período de cuarentena, pero no son estrictamente todos los retos que alguien que ejecuta un proyecto de ingeniería puede encontrarse.

Ustedes, ¿qué retos tuvieron?